STEP FOR STEP GUIDE

Denne guide hjælper jer igennem CSR processen – step for step.

Guiden deler processen op i syv steps

I kan vælge at følge guiden et step ad gangen, eller I kan bruge de punkter, som giver mest mening for jer. Alt efter hvor lang I allerede er med jeres CSR-arbejde.

Der er knyttet nogle værktøjer til guiden. Dem finder I her.

Guiden tager udgangspunkt i den internationale standard ISO 26000 ”Vejledning i samfundsmæssigt ansvar”. Du kan læse mere om standarden og hovedpunkterne i den her.

Step 1: Hvad er CSR for os?

Det første I skal finde ud af er, hvilke af de syv CSR områder, der er vigtige for jer. Nogle af områderne arbejder I sikkert allerede med, andre vil være nye.

En god måde at få et overblik på er, ved at se på jeres værdikæde. Dvs. det forløb, jeres produkter eller ydelser gennemløber – hele vejen fra jeres underleverandører og frem til de er hos jeres kunder.

vaerdikaede

I skal altså både tænke CSR hos jeres underleverandører, hos jer selv og hos jeres kunder.

Start med at få overblikket over den viden i allerede har. I kan med fordel sammensætte en lille arbejdsgruppe, som tilsammen har et godt kendskab til de forskellige led i jeres værdikæde.

I kan finde et skema der kan hjælpe jer med dette arbejde under værktøjer:

Brug dette værktøj til at få overblik over, hvilke CSR områder der relevante i de forskellige led af jeres værdikæde – fra underleverandør til kunde.
Klik på figuren for at downloade værktøjet.

Risici og muligheder

Når I har fået overblik over jeres relevante CSR-områder, skal I udvælge de vigtigste. Det kan I gøre ved at vurdere risici og muligheder ved de enkelte CSR-områder.

Risici

Tænk på hvor sandsynligt det er, at noget uønsket sker f.eks. risikoen for, at der kommer giftige stoffer ud med spildevandet. Beskriv derefter, hvad konsekvensen vil være, hvis det sker, f.eks. at fiskene i et vandløb dør. Ud fra denne vurdering skal i rangordne de forskellige risici.

I kan bruge værktøjet herunder til arbejdet med at vurdere risikoen ved de enkelte CSR områder i værdikæden:

Brug dette værktøj til at vurdere, hvilken risiko der er ved de CSR områder I har vurderet er relevante for jer.
Klik på figuren for at downloade værktøjet.

  • De risici I placere i det øverste højre hjørne, er dem I som minimum skal arbejde videre med
  • De risici I placere øverst til venstre og nederst til højre, er dem I skal være opmærksomme på, men som I ikke arbejder videre med i første omgang
  • De risici I placere i det nederste venstre hjørne, er dem I allerede har styr på eller som ikke er vigtige.

Muligheder

I skal også vurdere, hvor der er forretningsmæssige muligheder I jeres CSR arbejde. Tænk på hvilke tiltag I kan gennemføre, som både skaber forbedringer (hos jer selv eller eksternt) og som samtidig giver jer en forretningsmæssig fordel eller et forretningsmæssigt udbytte.

Det kan f.eks. være tiltag omkring motion og sundhed for jeres medarbejdere. Det kan øge tilfredsheden og sundheden hos jeres medarbejdere og det kan medvirke til at nedsætte sygefraværet. Et andet eksempel er en indsats hos jeres underleverandører i udlandet. Hvis en underleverandør f.eks. køber ny teknologi, kan I tilbyde at understøtte introduktionen af teknologien med træning og uddannelse. Udbyttet for jer kan være, at I får større garanti for, at underleverandøren kan levere det i køber af dem. De kan måske tilmed levere i højere kvalitet og med større frekvens end tidligere. Og det sker forhåbentlig med nedsat risiko for skader på mennesker og miljø.

I kan bruge værktøjet herunder til arbejdet med at vurdere mulighederne ved de enkelte CSR områder i værdikæden:

Brug dette værktøj til at vurdere hvilke forretningsmæssige muligheder I skal tage med i jeres CSR indsats.
Klik på figuren for at downloade værktøjet.

Vurder hvor sandsynligt det er, at I kan gennemføre et bestemt tiltag og hvor stor den forretningsmæssige fordel vil være for jer:

  • De muligheder I placere i det øverste højre hjørne, er dem I som minimum skal arbejde videre med
  • De muligheder I placere øverst til venstre og nederst til højre, er dem I skal være opmærksomme på, men som I ikke i første omgang har ressourcer til at arbejde videre med
  • De muligheder I placere i det nederste venstre hjørne, er dem I ikke ser noget potentiale i.

Step 2: Hvad er CSR for vores omverden?

Da CSR handler om samfundsansvar er det vigtig også at hører på, hvad omverdenen synes er vigtigt at I har fokus på. Næste skridt er derfor involvere, dem i jeres omverden, som har en interesse i den måde, I driver jeres forretning på.

Alle dem i jeres omverden, som I påvirker med driften af jeres virksomhed eller som har indflydelse på jeres virksomhed, kaldes interessenter. Det kan f.eks. være myndigheder, kunder, underleverandører, medarbejdere, aktionærer, bestyrelsen, naboer, miljøbevægelser og mange flere:

I kan nok ikke spørge alle dem, I har en relation til, så I bliver nødt til at vælge de vigtigste ud. I skal altså finde ud af, hvem I gerne involvere i jeres arbejde med CSR.

csr-parter

Det kan I f.eks. gøre ved at sætte dem ind i denne oversigt:

Brug dette værktøj til at vurdere, hvilke interessenter I skal involvere i jeres CSR arbejde. Og hvordan I skal håndtere de øvrige.
Klik på figuren for at downloade værktøjet.

Dem der ender i den øverste firkant til højre, er de interessenter som I som minimum skal tage en dialog med om jeres CSR arbejde. Tag et møde med dem, hvor CSR er på dagordenen. Fortæl hvad I selv synes, I skal fokusere på og spørg dem, hvad de synes er vigtigt, at I tager med i jeres CSR arbejde. Husk at få skrevet deres forslag og argumenter ned.

Step 3: Hvilke CSR områder skal vi vælge at gøre noget ved?

Ud fra jeres egne forslag og interessenternes input skal I nu vælge de CSR områder ud, I vil arbejde videre med i første omgang.

I ISO 26000 er arbejdet med CSR opdelt i syv områder i alt.

7-csr-omraader

Lad os som eksempel sige, at I har peget på miljø og arbejdsmiljø som væsentlige områder. Miljø fordi I gerne vil sortere jeres affald bedre og spare på vandet. Arbejdsmiljø fordi jeres APV viser, at der behov for nye løsninger for at forbedre indeklimaet.

Jeres interessenter har peget på miljø, menneskerettigheder og lokal samfundsinvolvering som de væsentligste indsatsområder. Miljø fordi naboerne synes, at der tit kommer støv fra jeres virksomhed. Menneskerettigheder fordi nogle af jeres større kunder er bekymrede over, at I har underleverandører i lande, der er kendt for at have problemer med dårlige arbejdsforhold. Lokal samfundsinvolvering, fordi kommunen gerne vil have jer til at bidrage mere til lokal jobudvikling og uddannelse.

I lytter til jeres interessenter og er enige i, at støvproblemerne skal løses. I vil selv arbejde med at reducere affaldsmængden og vandforbruget. Menneskerettigheder hos jeres underleverandører synes I også er vigtigt. Derimod har I lige nu ikke ressourcer til at bidrage mere til den lokale jobudvikling og uddannelse, så det vælger I fra. Indeklimaet er der allerede igangsat tiltag for at forbedre, så det vælger I også fra.

Så nu har I valgt, hvilke CSR områder, der skal være jeres første indsats: Miljø hos jer selv og menneskerettigheder hos jeres underleverandører.

miloe-menneskerettigheder

Samtidig er I blevet opmærksomme på nogle CSR-områder, som I kan tage fat på, når I er færdige med den første indsats: Lokal samfundsinvolvering og arbejdsforhold hos jer selv. I skal huske at begrunde, hvorfor I vælger til og fra som i gør. Det er en god ide at skrive jeres argumenter og gemme dem til næste gang i skal vælge indsatsområder.

Step 4: Hvordan får vi sat rammer og mål for vores CSR arbejde?

Nu er det vigtigt, at I får sat nogle overordnede rammer for jeres CSR indsats. I skal også have nogle konkrete mål for indsatsen. På den måde får I sat retningen for jeres CSR arbejde.

I skal gøre tre ting:

  1. Udarbejde en CSR-politik
  2. Opsætte mål for jeres CSR-arbejde
  3. Udarbejde en handlingsplan

1. CSR politik
Først skal I lave en overordnet beskrivelse af, hvad I gerne vil med jeres CSR arbejde. Det kaldes normalt virksomhedens CSR politik. Politikken sætter rammerne og retningen for jeres CSR arbejde.

Når I skal skrive jeres CSR politik, så forsøg at bevar spørgsmålene:

  • Hvorfor er det vigtigt for os at arbejde med CSR? Og hvad stræber vi efter?
  • Hvor vil vi gerne hen med vores CSR arbejde?

Husk at tænke på, at CSR politikken skal hænge tæt sammen med både jeres nuværende situation og den forventede/ønskede udvikling for jeres virksomhed, altså jeres forretningsstrategi.

2. Mål
Den næste ting I skal gøre, er at opsætte nogle konkrete mål for jeres CSR arbejde.

Se på de områder som I har valgt ud og vælg hvad I vil opnå.

Hvis vi tager eksemplet fra Step 3, så kunne jeres mål være:

  • Miljø:
    – Installere støvfilter inden for 6 måneder
    – Udarbejde guideline for brug og vedligehold af filter, evt. træning/uddannelse for udvalgte medarbejdere
    – Minimere antallet af klager til 0 inden årets udgang
    – Beskrive hvordan klager skal håndteres, hvis de alligevel kommer
    – Fastlægge en rutine for fortløbende information af naboer og kommunen om tiltagene
  • Menneskerettigheder:
    – Undersøge arbejdsforholdene hos tre væsentligste underleverandører inden for 6 måneder
    – Udarbejde og igangsætte plan for indsatsen inden årets udgang
    – Udarbejde ”Code of conduct” (retningslinjer for god adfærd) for underleverandører
    – Fastlægge en rutine for fortløbende at informere jeres kunder om tiltagene

3. Handlingsplan
Den tredje ting I skal udarbejde er handlingsplaner for, hvordan I vil nå jeres mål.

I kan finde denne skabelon til handlingsplaner under Værktøjer.

Brug dette værktøj til at udarbejde en handlingsplan for hvert af jeres CSR mål.
Klik på figuren for at downloade værktøjet.

Planen bør som minimum indeholde:

  • Det enkelte mål
  • Hvad der skal gøres, altså hvilke aktiviteter, der skal gennemføres for at nå målet
  • Ansvarlig, altså hvem der har ansvaret for, at den enkelte aktivitet bliver gennemført
  • Ressourcer, altså hvad der skal til for at gennemføre aktiviteten (f.eks. arbejdskraft, økonomi og teknologi)
  • Deadline, altså hvornår aktiviteten skal være afsluttet.
  • Resultat, altså hvad der skal være opnået, når aktiviteten er afsluttet (hvad står i med ”i hånden”)

Sørg for at planen bliver koordineret med de andre planer og tiltag I har i jeres virksomhed. På den måde sikrer I, at der både er tid og økonomi til at gennemføre planen.

Step 5: Hvordan bliver CSR arbejdet en del af vores hverdag?

I har helt sikkert rigeligt at se til i forvejen. Det er derfor vigtigt, at CSR-arbejdet bliver en del af jeres hverdag og at I bliver enige om, hvordan I vil styre arbejdet med CSR. CSR arbejdet skal ses, som noget der er med til at forbedre og udvikle jeres forretning, men det bør gøres målrettet og struktureret. Det kan ISO 26000 hjælpe jer med.

Overordnet er der to ting I skal gøre:

  1. Finde ud af hvordan I vil organisere CSR arbejdet
  2. Finde ud af hvordan I vil styre CSR arbejdet

1. Organisering
Som med alt arbejde, der skal udfoldes i jeres virksomhed, at det vigtig, at I få organiseret arbejdet med CSR på en god måde. Organisering og god ledelse er netop det ene af de syv elementer i ISO 26000.

Ledelsen i virksomheden er altid den øverst ansvarlige for CSR arbejdet.

Ledelsen skal:

  • Beslutte jeres CSR politik
  • Fastsætte CSR mål og afsætte de nødvendige ressourcer til arbejdet
  • Følge op på målene og evt. iværksætte tiltag for at forbedre CSR arbejdet

Det kan være en god ide, at ledelsen udpeger en person, som er ansvarlig for at drive CSR arbejdet på ledelsens vegne, men det er altid ledelsen som har det overordnede ansvar.

2. Styring
Det er også vigtigt, at I blive enige om, hvordan I vil styre jeres CSR arbejde.

Derfor bør I få overblik over og beskrive:

  • Hvad skal gøres?
  • Hvordan skal det gøres?
  • Hvem gør det?
  • Og hvornår?

På nogle områder kan det være en god ide, at skrive de aftalte arbejdsgange ned, f.eks. i procedurer og arbejdsinstrukser. Det kan bl.a. være en hjælp, når nye medarbejdere skal sættes ind i, hvordan I arbejder med CSR. Det er dog vigtigt, at alle beskrivelser er så korte og enkle som muligt. Find den form der passer bedst til jeres virksomhed og brug gerne billeder, tegninger og figurer.

Husk at mange ting kan klares ved sidemandsoplæring. Og lad være med at skrive mere ned end højest nødvendigt.

Alle i virksomheden skal kende deres opgaver og ansvar i forhold til arbejdet med CSR, herunder medvirke til at nå de fastsatte mål. For nogle medarbejdere kan det betyde, at de skal have ekstra uddannelse eller træning for at kunne udføre deres opgaver. Det skal der afsættes tid og ressourcer til.

Step 6: Hvordan følger vi op på vores CSR arbejde?

Det er vigtigt med en fast struktur for, hvordan I følger op på og styrer jeres CSR-arbejde.

Som udgangspunkt er der tre trin i opfølgningen:

  1. Tjek om I gør tingene, som I har aftalt
  2. Tjek om I følger handlingsplanerne og når jeres mål
  3. Ledelsens opfølgning

1. Gør vi som aftalt?
En til to gange om året bør I tjekke, om I faktisk gør tingene på den måde, som I har aftalt. Den proces kaldes en intern audit og de medarbejdere, som skal udføre audits kaldes auditorer. Deres rolle er IKKE at kontrollere, men at optimere jeres arbejde med CSR. Det gør de i samarbejde med de medarbejdere og ledere, som deltager i de enkelte audits.

Helt enkelt kan det siges sådan, at en auditor sammenligner det I gør i praksis, med det I har aftalt at gøre, altså de fastlaget arbejdsgange (se Step 5 ovenfor). Der hvor virkeligheden ikke stemmer overens med jeres aftaler og beslutninger, skal I sørge for at tilpasse tingene: Enten skal I sørge for at tilpasse den måde tingene bliver gjort på, så de passer til beskrivelserne af jeres arbejdsgange. Eller I skal tilpasse jeres aftaler og beskrivelser til den måde tingere reelt bliver gjort – hvis det vel at mærke er i overensstemmelse med de rammer I har sat op for jeres CSR arbejde.

2. Følger vi handlingsplanerne?
I bør fortløbende – f.eks. en gang om måneden – følge op på mål og handlingsplaner:

  • Skrider de frem som planlagt?
  • Er nogle blevet forsinket og hvorfor?
  • Skal der laves ændringer i planerne?
  • Og når en plan er gennemført, så vurder, om I har nået de mål I havde sat jer

3. Ledelsens opfølgning
Resultaterne af punkt 1 og 2 ovenfor skal rapporteres til ledelsen mindst en gang om året.

På den baggrund skal ledelsen vurdere, om CSR arbejdet bliver udført som planlagt, aftalt og forventet. Og tage stilling til hvilke ændringer og forbedringer der skal gennemføres i forhold til:

  • Rammerne for CSR arbejdet (CSR politik)
  • Organiseringen af CSR arbejdet
  • Styringen af CSR arbejdet
  • Nye mål og handlingsplaner for CSR arbejdet og afsætning af ressourcer hertil

Step 7: Hvordan får vi fortalt om vores CSR arbejde?

Kommunikation og formidling er en central del af arbejdet med CSR.

Det er nemlig vigtigt, at I får fortalt om jeres CSR arbejde både internt og eksternt. Det er også vigtigt, at I får målrettet jeres kommunikation.

I bør derfor fastlægge:

  • Hvem I vil kommunikere til (målgrupperne)?
  • Hvad I gerne vil kommunikere om til de forskellige målgrupper?
  • Hvordan I vil gøre det?

Indhold og form vil være forskellig, alt efter hvad I vil fortælle om og hvem i vil fortælle det til. Når I skal finde ud, hvem I skal kommunikere til og hvordan, kan I med fordel se på oversigten over, hvem I jeres omverden I vil inddrage i jeres CSR arbejde (se Step 2).

Til at få struktur på kommunikationen kan I med fordel udarbejde en kommunikationsplan. I kan finde denne skabelon til en kommunikationsplan under Værktøjer:

Brug dette værktøj til at udarbejde en kommunikationsplan for jeres CSR arbejde.
Klik på figuren for at downloade værktøjet.